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文件放入档案盒时卷内文件或归档文件需要按规定填写编目，这是以后识别档案盒内容方便管理所必须的资料，下面小编来分享一下档案盒编目的填写方法。
卷内文件或归档文件编目要求，编目是指编制归档文件目录或卷内文件目录，编目应做到准确,,详细，深入，以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。目录项目包括件号或顺序号、责任者、文号、题名、日期、页数或页号、备注七项。填写归档文件目录项目时．应使用耐久的书写材料进行填写，且字迹必须工整，美观。、30年保管的档案要求用计算机打印目录，目录要求一式五份。一份随同档案装入档案盒，另四份应根据分类方案作目录汇编装订成册，以便查找和向档案馆移交之用。卷内文件目录卷首，归档文件目录放置在归档文件的前面。填写卷内文件目录或归档文件目录要求如下 卷内文件目录和归档文件目录样式如下
应维持不变，3、—致性原则，装订应有利于归档文件的保护和管理，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限 的装订方式应相对。4、简便原则，装订应牢固、简便实用、整洁美观，装订材料不能包含或产生可能损害归档文件的物质。文档装订需求类型和装订方式选择如下。（1）装订需求，根据归档文件保管期限和整理要求，归档文件装订需求分成5类，a)类型A保管；，b)类型B定期30年保管，需要b)移交档案馆；，c)类型C定期30年保管。不需要移交档案馆；，d)类型D定期10年保管；，e)类型E需或定期保管。
(1)卷内文件目录和归档文件目录的两个区别
一是卷内文件目录栏是顺序号，卷内文书材料依其排列先后填写序号， 按照文件的合理排列，要求一份文件对应一条目录，一条目录对应一个顺序号。单份装订的案卷，其卷内文书材料的件号应与顺序号一致。顺序号应用数字从”1”起依次标注案卷内文件材料件数的顺序，第二卷数字不能相连；归档文件目录栏是件号，填写室编件号。原则上一份文件编一个件号，登录时占据一个栏目。批复与请示、复函与发函、正件与附件、批转或转发和被批转或被转发件，应看作是一份文件的两个部分，只编一个件号；但请示、来函、附件、被批转（转发）文件的标题可以另外占行书写。同一份文件的不同稿本，只编一个件号；重要文件的定稿、草稿与历次修稿稿只编一个件号，但可以分别占一行登录。件号的编写应在同一个保管期限下、在同一年度内从“1”开始逐件流水编制，同一年度内盒与盒之间的文件件号必须相连。
装订成册的文件目录，应编制封面，（五）编归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号。在文件首页右上端的位置加盖归档章。并填写相关内容，归档章设置全宗号、年度、机构或问题（分类号）、保管期限、件号、页数等项目，（1）全宗B，全宗号填写要保持完整性，不可省略，（2）年度填写文件形成年度，以四位数字标注公元纪年，如2020。（3）分类填写分类方案确定的分类号，（4）保管期限填写Y分别代表、30年、10年，（5）件填写文件的排列顺序号，件号的编制方法为在分类方案的类目内，按文件排列顺序从“00001”开始标注。
二是卷内文件目录第六栏是页号，填写卷内每份文书材料的起始页号，卷内后一份文书材料应填写起止页号，止号要与文件后页的页码相符。每卷档案都从“1”开始按卷内文件排列顺序依次编写。归档文件目录第六栏是页数，填写一件文件的总页数，用于统计和核对。双面有字的记2面，页不计数；来往文书、正本与定稿作为一件时，应将构成该件的各文件页数相加作为该件的页数。为便于管理，、30年保存的档案，我县要求每件都编页号，每件按件内纸张排列顺序从“1”开始编写。 不管是页数还是页号，页码的编写都是双面有字的记2面，页不计数。以案卷为单位整理的页码编在正面的右上角，背面的左上角，以件为单位整理的页码编在正面的右下角，背面的左下角，打印件已经编有页码的可不并再编，有底稿的文件页码接着正稿后面的页码数字编写。
档案盒有标准的，档案盒纸张的酸碱性对印刷字迹的影响，档案盒选用纯黑色或是品蓝色印刷的原因是，印刷所用的油墨有一部分油墨中所含的颜料在强酸或强碱的条件下非常不稳定，当油墨在一些偏酸或偏碱性的纸张上，经过一段时间油墨的颜色就会消退，使印刷品失去原有的光泽和色彩，实际生产中，如果印刷纸的酸性过强，进行金属油墨印刷后。印刷品上图案的颜色会渐渐由金色、银色变为黑色，印品失去金属光泽，我们采用的纸张都是无酸纸制作，PR纸为7的中性纸，对油墨无腐蚀。可使档案盒印刷的字迹在多年以后依然清晰，档案盒印刷纸张的选择采用无酸纸是的。
(2)责任者是指制发文件的组织或个人，即文件的发文或署名者。责任者一般应按文件照录，可写通用的简称，如“邵东县教育局”，不能使用“本局”等含义不明，难于判断的简称。联合发文填主办者和“我”（我指立档单位名称）。如有多个责任者，可写前三个，后加“等”字。对于人讲话或以人名义发布的文件，责任者可填写人姓名，但必须用“（ ）”标出职务；未署责任者的文件，编目时应清楚一并填写。另外注意，文件制发者是原作者，而不是编印者或翻印者。花名册、介绍信、介绍信、报道证、招聘表、工资转移证、农转非存根的责任者一律为文件中所指的批准单位。无批准单位的以填报单位所写字样为准。
(3)文号填写文件制发的发文字号。 文号一般由代字、年度、顺序号三部分组成，填写文号要照实抄录，不能随意删减、省略、落字。如有明显错字，注意改正。可用三排编写， 文号中的年度要用[ ]括起，如“邵档发[2008]10号”。 少数文号中出现无字号、无年度而只有数字号的情况，注意有则有，无则无。文号栏内不得填写刊物名称、期次、文件材料的件次，诸如"会议文件之一"或"某刊第几期"等。
(4)题名即文件标题，填写目录中的题名应将责任者、问题、文种三个部分照实抄录。目录中的文件题名要写全，不能随意删减、省略，要做到一字不落。明显的错字，注意改正。目录题名中如漏了《 》和“ ”的，要增补。目录题名中的单位名称不能省略，必须以公章为准，做到一字不落。
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财务部门则多数会存放公司往来的合同文本原件，只要涉及支付和收款的都会将原文件收档备查。业务部门除了合同协议以外，曾经接触到的一位客户就比较典型，是造船厂，他们的船舶说明书分为两种一种各个舱室使用的说明书，用的是一种加插封面文件夹。这个以后会介绍的，可以替换封面很好看的，还有一种就是船长室，和随船工程师各一份的，全船各舱室说明书及汇总资料。用的就是档案夹，工程档案夹还有一种是A3尺寸的，一般是用来给工程部存放图纸使用的。也可以存放裂线单，档案盒应用丨实物档案整理归档，实物档案源自于档案管理实践，有文字记载比较多的。ma2ow678080